Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA)

Dotyczy wyłącznie trybu „Baza Vondo" (gdy dane CRM Klienta są hostowane po stronie Procesora w ramach usługi Vondo). W trybie „Twoja Supabase" Kovern nie przetwarza danych CRM i ta umowa nie ma zastosowania.

Zawarta pomiędzy:

• Administratorem (Klient): firma rejestrująca konto w Vondo CRM, reprezentowana przez użytkownika akceptującego niniejszą umowę przy zakładaniu konta;
• Podmiotem przetwarzającym (Procesorem): JW Marketing, al. Marcina Kromera 51a, 51-163 Wrocław, NIP 8952207480.
• Dostawcą oprogramowania CRM jest Kovern sp. z o.o. (KRS 0001252306, NIP 8322104235); Procesor świadczy hosting i przetwarzanie danych w ramach trybu „Baza Vondo".

Akceptacja następuje elektronicznie, przez zaznaczenie zgody przy rejestracji (zapisujemy fakt i datę akceptacji).

1. Przedmiot i czas

Procesor przetwarza dane osobowe powierzone przez Administratora wyłącznie w celu świadczenia usługi CRM (hosting bazy „Baza Vondo"), przez czas trwania subskrypcji.

2. Charakter i cel przetwarzania

Przechowywanie i udostępnianie danych w aplikacji CRM Klienta (kontakty, firmy, szanse sprzedaży, zadania, notatki) — wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora.

3. Rodzaj danych i kategorie osób

Dane kontaktów biznesowych Klienta: imię i nazwisko, e-mail, telefon, firma, stanowisko, notatki. Klient zobowiązuje się nie wprowadzać szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO) bez odrębnych ustaleń.

4. Obowiązki Procesora (art. 28 RODO)

1. przetwarza dane wyłącznie na polecenie Administratora;
2. zapewnia poufność (dostęp tylko upoważnionym);
3. stosuje środki bezpieczeństwa (pkt 6);
4. pomaga w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz w obowiązkach z art. 32–36 RODO;
5. po zakończeniu usługi usuwa lub zwraca dane (pkt 7);
6. udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności i umożliwia audyt (pkt 8);
7. niezwłocznie zgłasza naruszenie ochrony danych (nie później niż 24 h od stwierdzenia).

5. Podpowierzenie (subprocesorzy)

Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie z subprocesorów: OVH (infrastruktura, Frankfurt, UE), Resend (e-mail, UE). Procesor zapewnia, że subprocesorów wiążą obowiązki nie mniejsze niż w niniejszej umowie, i informuje o zamierzonych zmianach, umożliwiając sprzeciw.

6. Środki bezpieczeństwa

Szyfrowanie transmisji (HTTPS) i sekretów w spoczynku, izolacja bazy każdego Klienta w osobnym kontenerze, kopie zapasowe (szyfrowane, retencja 7 dni), zapora sieciowa, brak publicznego panelu administracyjnego baz, ochrona przed botami.

7. Zwrot i usunięcie danych

Po wygaśnięciu subskrypcji: brak płatności → baza wyłączana po 3 dniach, usuwana po 17 dniach; kopie zapasowe usuwane w ciągu kolejnych 7 dni. Na żądanie Administratora dane mogą być wyeksportowane (CSV) przed usunięciem.

8. Audyt

Administrator ma prawo do audytu (po uprzednim uzgodnieniu terminu), nie częściej niż raz w roku, chyba że nastąpi naruszenie.

9. Odpowiedzialność

Zgodnie z RODO i Regulaminem; ograniczenia odpowiedzialności określa Regulamin.